Waarom een slim KYC-proces het verschil maakt.

Voor veel bedrijven is het een bekende uitdaging: het Know Your Customer (KYC)-proces. Wat ooit begon als een manier om risico's te beperken en aan regelgeving te voldoen, is in veel organisaties uitgegroeid tot een traag, onoverzichtelijk en foutgevoelig proces. En dat is zonde – want KYC hoeft helemaal niet zo log te zijn.

In deze usecase leggen we uit waarom een modern KYC-proces geen last, maar juist een strategisch voordeel kan zijn. En hoe je dat slim kunt aanpakken met standaard technologie.

Wat is KYC precies?

KYC draait in de kern om het verifiëren van de identiteit van je klanten of partners. Het is vaak verplicht binnen sectoren als energie, finance, logistiek en industrie – waar veiligheid, compliance en betrouwbaarheid cruciaal zijn.

Maar KYC gaat verder dan alleen weten wie je klant is. Het gaat ook over:

Waar die klant gevestigd is ?

Wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn?

Of er risico’s zijn op het gebied van witwassen, sancties of corruptie

En of de klantgegevens actueel en compleet zijn

Dat vraagt om een proces dat meer is dan alleen een ingevuld formulier of een kopie paspoort.

Versnipperde informatie, veel handwerk

In veel organisaties loopt het KYC-proces via een wirwar aan e-mails, Excel-bestanden, papieren dossiers of gedeelde mappen. Elke afdeling doet het op z’n eigen manier – of nog lastiger: elk land of elke vestiging.

Gevolg?

Onvolledige klantdossiers

Geen overzicht wie wanneer geverifieerd is

Compliance-afdelingen die brandjes blussen

Medewerkers die tijd verliezen aan administratie

Het risico?

Niet alleen een boete van de toezichthouder, maar ook reputatieschade – of simpelweg het mislopen van waardevolle samenwerkingen.

Een slim en schaalbaar KYC-proces

Een goed KYC-proces voldoet aan vier belangrijke voorwaarden:

Centraal en uniform – zodat iedereen dezelfde stappen volgt
Flexibel in de praktijk – met ruimte voor lokale wetgeving of uitzonderingen
Gebouwd op bestaande tools – zodat medewerkers ermee kunnen werken zonder nieuwe software te leren
Transparant en auditproof – met logging, rapportages en revisiehistorie

Dat klinkt ambitieus, maar met de juiste inzet van Microsoft 365-tools zoals SharePoint, Power Automate, Forms en Power BI is het verrassend haalbaar.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Stel je voor: een klant vult online een dynamisch intakeformulier in. Afhankelijk van het type relatie (bijvoorbeeld leverancier of vervoerder) worden automatisch de juiste documenten en controles gevraagd.

De documenten worden centraal opgeslagen, goedkeuringen lopen via automatische workflows en compliance heeft via een dashboard altijd inzicht in de actuele status. Verloopt een vergunning? Dan krijgt de verantwoordelijke automatisch een melding.

Kortom: geen Excel-chaos meer. Geen losse e-mails. Wel overzicht, controle en snelheid.

De voordelen op een rij

Minder handmatig werk

Hogere datakwaliteit

Snellere doorlooptijd van klantverificaties

Beter voorbereid op audits of inspecties

Medewerkers die meer tijd overhouden voor waardevol werk

En niet onbelangrijk: het KYC-proces wordt niet langer als ‘moetje’ gezien, maar als een logisch onderdeel van het onboarden van klanten en partners.

KYC als strategisch voordeel

KYC is een compliance-verplichting, zeker. Maar het is ook een kans om je interne processen beter te organiseren, risico’s te beperken én een professionelere indruk te maken op je klanten.

Wie KYC goed regelt, legt de basis voor betrouwbaarheid – intern en extern.

Benieuwd hoe je zo’n KYC-proces op poten zet zonder een complex IT-traject? We laten graag zien hoe je dat doet met de tools die je waarschijnlijk al hebt.