Data-gedreven werken: meten is weten, ook in recruitment

Waar vroeger intuïtie en ervaring de dienst uitmaakten, wordt moderne werving en selectie in toenemende mate data-gedreven. Dat wil zeggen: beslissingen baseren op feiten en cijfers uit het proces. Denk aan metrics zoals time-to-hire, cost-per-hire, uitvalspercentage van kandidaten (drop-off rate) en kwaliteit van plaatsing (bijv. hoe lang blijft een geplaatste kandidaat?). Tools en dashboards maken het mogelijk om dit real-time te volgen. In 2026 zien we dat succesvolle recruitmentteams strakke KPI’s definiëren en hun strategie voortdurend bijsturen op basis van data. Ook geavanceerder data-gebruik, zoals predictive analytics (voorspellende analyses), doet zijn intrede: bijvoorbeeld voorspellen wanneer er extra hiring nodig is of welke kandidaat op lange termijn waarschijnlijk het meeste succes zal hebben.

Data bijhouden en analyseren klinkt tijdrovend en complex – iets voor grote bedrijven met een eigen analist. Toch hoeft dat niet. Juist een klein bureau kan voordeel halen uit eenvoudige data-tracking om slimmere keuzes te maken. Bijvoorbeeld: welke bron levert jou de meeste kandidaten op (LinkedIn, een vacaturebank, via-via)? Of: bij welke klant duurt het invullen van vacatures het langst? Met die inzichten kun je gericht actie ondernemen, ook als je geen uitgebreide BI-tool hebt. De uitdaging is om overzicht te krijgen zonder te verdrinken in de cijfers – kies een paar belangrijke kengetallen en begin daar.

Kies 2–3 kernmetrics

Bepaal welke statistieken voor jou het belangrijkst zijn. Een goed startpunt is time-to-hire (aantal dagen tussen aanvraag en plaatsing) en plaatsingspercentage (hoeveel voorgestelde kandidaten uiteindelijk worden aangenomen). Deze twee geven al een beeld van snelheid en trefzekerheid. Noteer gewoon bij elke opdracht de datums van start en plaatsing; een simpele Excel volstaat.

Gebruik wat je al hebt

Als je een ATS of CRM gebruikt, bekijk welke rapportages daarin zitten. Vaak kun je wel zien waar kandidaten vandaan komen, of hoe lang ze in de pijplijn zitten. Geen fancy systeem? Zelfs uit een goed bijgehouden Excel kun je met draaitabellen inzichten halen. Het hoeft niet meteen een high-end dashboard te zijn.

Visualiseer de belangrijkste data

Maak bijvoorbeeld maandelijks een mini-dashboardje voor jezelf. Een eenvoudige grafiek die het verloop van je time-to-hire per maand laat zien, of een taartdiagram van kandidaat-bronnen, kan al heel verhelderend zijn. Visuele info is sneller te interpreteren en op je telefoon te bekijken tijdens een meeting of onderweg.

Leer en stel bij

Zie je dat je bij een bepaalde stap veel kandidaten verliest? Misschien haken velen af na een eerste gesprek – dat is een signaal om die fase eens kritisch onder de loep te nemen. Duurt bij klant X elke aanvraag twee keer zo lang als bij klant Y? Ga dan met klant X in gesprek hoe dat beter kan. Data geeft je concrete aanknopingspunten om je proces te verbeteren die je anders misschien over het hoofd ziet.

Experimenteer met voorspellende tools

Heb je de basis op orde, kijk dan of je met bijvoorbeeld AI-forecasting iets kunt doen. Er zijn tools (en soms ingebouwde functies in systemen) die trends voorspellen, zoals seizoenspieken in vacatures of schaarste voor bepaalde profielen. Met de data van het afgelopen jaar kan een klein bureau bijvoorbeeld al zien: wanneer kwamen de meeste aanvragen binnen? wanneer was het rustig? Met die kennis plan je je resources slimmer in (denk aan vakanties, of een extra marketingactie op piekmomenten).

Door data te omarmen, maak je van jouw bureau een lerende organisatie. Je baseert beslissingen niet alleen op onderbuikgevoel (al blijft dat waardevol), maar ook op feiten. Dit kan leiden tot snellere plaatsingen (doordat je knelpunten wegneemt), lagere kosten (je besteedt je tijd en budget aan wat wérkt) en een betere samenwerking met klanten (je kunt met cijfers onderbouwen waarom een aanpak verstandig is).

Bovendien straalt een data-gedreven werkwijze professionaliteit uit richting klanten: je komt met inzichten en adviezen op basis van harde cijfers, wat vertrouwen wekt. Voor kleine bureaus zit de winst vooral in weten waar je tijd het meest waarde oplevert. Je hebt maar een beperkt aantal handen; data vertelt je precies waar die handen het beste ingezet kunnen worden. Dat is slim werken.

MatchPilot is primair een matchingtool, maar heeft ook voordelen voor jouw data-gedreven werkwijze. Allereerst zorgt het ervoor dat alles digitaal en centraal gebeurt (vacatures, kandidaten, matches), wat betekent dat er automatisch data wordt vastgelegd over je processen. Je ziet bijvoorbeeld hoeveel matches er per vacature gevonden worden en hoe vaak bepaalde kandidaten worden voorgesteld – waardevolle informatie over je kandidatenpool en de moeilijkheid van bepaalde vacatures. Omdat MatchPilot de profielen actueel houdt en verrijkt, heb je rijkere data per kandidaat waarop je analyses los kunt laten. Denk aan inzicht in welke vaardigheden het meest voorkomen in je pool, of welke soorten functies je vooral kunt bedienen.

Daarnaast integreert MatchPilot met bestaande systemen; koppeling met een ATS of Excel betekent dat gegevensstromen samenkomen in plaats van verspreid zijn. Dat maakt het eenvoudiger om rapportages te draaien.

Tot slot: door de versnelling die MatchPilot biedt, kun jij meer aandacht besteden aan het meten en verbeteren van je proces, de tool bespaart tijd die jij in analyse en strategie kunt steken. Data-gedreven werken is zo binnen handbereik, ook als je geen datagoeroe bent.