Van handmatig naar geautomatiseerd

Van handmatig naar geautomatiseerd: 50% tijdsbesparing in logistieke documentverwerking

In de logistiek draait nog veel documentverwerking op mankracht – en dat kost tijd, geld en nauwkeurigheid. Zeker bij bedrijven die dagelijks te maken hebben met vrachtbrieven, pakbonnen en andere transportdocumenten in verschillende formats en talen. Dit maakt automatisering van logistieke documentverwerking onmisbaar voor bedrijven die hun processen willen versnellen en foutmarges willen verkleinen. Eén van onze klanten – actief als logistiek dienstverlener – stond voor precies zo’n uitdaging. Samen ontwikkelden we een innovatieve oplossing die de werkdruk halveerde én schaalbaar is voor vergelijkbare bedrijven.

Een berg aan documenten en foutgevoelige handmatige controles

Bij deze logistieke dienstverlener werden alle transacties netjes geregistreerd in het ERP-systeem, maar dagelijks kwamen er grote hoeveelheden vrachtbrieven en transportdocumenten binnen – meestal als PDF. De medewerkers moesten al deze documenten handmatig controleren. Kloppen de aantallen? Komt de informatie overeen met de ERP-data? Deze traditionele werkwijze kostte niet alleen veel tijd, maar maakte de kans op fouten onnodig groot.

Slimme documentverwerking met AI

AppReef ontwikkelde een oplossing waarbij AI documentverwerking de handmatige controles grotendeels overneemt. De technologie leest automatisch data uit ongestructureerde documenten, ongeacht het formaat, de taal of de lay-out. Dankzij de kracht van Azure Functions en OpenAI wordt de informatie direct omgezet naar een gestructureerd formaat dat automatisch vergeleken wordt met de data in het ERP-systeem.

Wat deze aanpak uniek maakt? Geen starre templates, maar een flexibel en schaalbaar framework dat zich aanpast aan wisselende documenttypes – van gescande vrachtbrieven tot handgeschreven opmerkingen in meerdere talen. Ideaal voor bedrijven die hun logistieke documentverwerking willen automatiseren zonder complexe en dure maatwerkoplossingen.

Het resultaat: 50% minder werkdruk en minder fouten

De voordelen zijn direct zichtbaar: de medewerker die voorheen dagelijks documenten handmatig controleerde, ziet zijn werkdruk met de helft afnemen. Alleen afwijkingen worden nog handmatig bekeken. De oplossing markeert deze automatisch, inclusief een duidelijke log van de verschillen. Zijn alle gegevens correct? Dan wordt de status automatisch bijgewerkt in het ERP. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar ook kosten én minimaliseer je fouten in het logistieke proces.

Uitbreidbaar en schaalbaar met Microsoft technologie

Hoewel de oplossing op maat is ingericht voor deze klant, maakt het onderliggende framework slim gebruik van Microsoft-tools zoals Power Automate en Dataverse. Hierdoor is de oplossing eenvoudig schaalbaar en toepasbaar in andere logistieke omgevingen, met toepassingen zoals:

Automatische verwerking van binnenkomende PDF-orders en transportdocumenten
Vergelijking met ERP-data voor foutloze administratie
Workflow-integratie voor goedkeuring of controle

Slim investeren met snelle ROI

Voor bedrijven met een hoog volume aan (transport)documenten biedt deze aanpak een slimme investering. Dankzij de inzet van bestaande Microsoft-technologieën realiseer je niet alleen een korte implementatietijd, maar ook een snelle Return on Investment (ROI). Zo zet je eenvoudig de stap naar schaalbare en toekomstbestendige automatisering van (logistieke) documentverwerking.